INVENTARIOS

INVENTARIOS

Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico.

Características según Nic 2

 a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;

b) En proceso de producción con vistas a esa venta; 

c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.


Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: 

materias primas, 








productos en proceso, 

obras de construcción en curso, 






cultivos en desarrollo, 




productos terminados, 



semovientes, 


materiales, repuestos y accesorios, 


así como inventarios en tránsito.

El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: 

• Sistema de inventarios periódico   y

• Sistema de inventarios permanente

EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO

CARACTERÍSTICAS

• Realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. 

• Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

• La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

• Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios.

• El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

CONTABILIZACIÓN  EN EL SISTEMA PERIÓDICO

                                             

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en la cuenta 14 INVENTARIOS, sino que se contabilizan en la cuenta 6205 COMPRAS. Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta 6225 COMPRAS.

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta  41XX INGRESOS  y  en  la 4175 DEVOLUCIÓN EN VENTAS.

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos  14 INVENTARIOS.

EL JUEGO DE INVENTARIOS

Es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios periódico para determinar el Costo de venta.

Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja.

Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra).

Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:

                  INVENTARIO INICIAL ( Al comienzo cuenta 14)                             
            (+) COMPRAS BRUTAS ( Saldo cuenta 6205)                                           
             (-) DEVOLUCIONES EN COMPRAS (Saldo cuenta 6225)                
            (=) MERCANCÍAS DISPONIBLES PARA LA VENTA
             (-) INVENTARIO FINAL (Cuenta 1435)                                                   
            (=) COSTO DE VENTAS  (Cuenta 6135)                                                    

INVENTARIO INICIAL:

Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, algún socio haya aportado mercancías (Aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer un conteo físico.

COMPRAS:

Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01 de enero de 2012 a 31 de diciembre de 2012.

DEVOLUCIÓN EN COMPRAS:

Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo.

MERCANCÍAS DISPONIBLES PARA LA VENTA: 

Corresponde a las mercancías con que efectivamente cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. 

INVENTARIO FINAL

Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario periódico se debe hacer conteo físico.

COSTO DE VENTA:

Es lo que cuesta la mercancía vendida. 

Un ejemplo práctico del juego de inventarios:

          

Inventario inicial +  Compras  -   Devoluciones en compra   = Mcías disponibles para la            venta  -   Inventario final                        =  Costo de venta

5.000.000           12.000.000          <3.000.000>      14.000.000      <8.000.000>       6.000.000

Los 6.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las mercancías que se vendieron en el periodo costaron 6.000.000.

EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE O PERPETUO

CARACTERÍSTICAS

• Permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario.

• En todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del Costo de venta.

• Permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

•  Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. 

VALUACIÓN DE INVENTARIOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.

Entre los métodos de valuación tenemos:

• Método Promedio Ponderado

• Método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir)

• Método UEPS (Ultimas en entrar, primeras en salir)

PROMEDIO PONDERADO

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

La devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad.

 De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.

En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

MÉTODO PEPS PRIMERAS EN ENTRAR 

PRIMERAS EN SALIR

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

http://www.gerencie.com/metodo-peps.html

MÉTODO UEPS  ULTIMAS EN ENTRAR 

PRIMERAS EN SALIR

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas.

En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

http://www.gerencie.com/metodo-ueps.html

CONTABILIZACIÓN  DE LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA PERMANENTE

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un débito a la cuenta  14 INVENTARIOS.

En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.

Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.

AJUSTE POR INVENTARIO DE 

MERCANCÍAS

En Las empresas con sistema de Inventario Permanente:

Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías 


con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes 

casos:

SOBRANTES

Inventario    Físico  Mayor   que  El  valor en Libros de la cuenta de Mercancías

Los sobrantes de inventario también obedecen a causas diversas:

• El proveedor despachó una cantidad y despachó una mayor.
• Al cliente se le facturó una cantidad y se le despachó una menor.
• Devoluciones de ventas sin respaldo en documento de entrada.
• Aumento de peso por la humedad, etc.

AJUSTE POR SOBRANTE DE INVENTARIOS

Establecido un   sobrante en inventarios, se carga la cuenta de Inventarios por  el   valor neto del sobrante, y se acredita una cuenta tal como otros ingresos (sobrantes de inventario) por igual valor.

Los sobrantes   se   deben valorizar al último costo unitario promedio que   regía el último día del ejercicio o del día del ajuste.

Ejemplo : 


Al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta 

de mercancías se presenta un sobrante de $500.000

FALTANTE

Inventario  Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta 

de Mercancías

Los faltantes se pueden originar por muchas causas, entre las cuales podemos destacar:

• Descuido en el conteo de la mercancía comprada y/o producida, pues la factura de compra o informe de producción anuncia un número diferente al que realmente llega a bodega y el empleado responsable no se percató del faltante.

• Error en los despachos: Cuando se facturan menos y se despachan más.

• Deterioro de los empaques: Cuanto por escape del contenido, el producto puede pesar menos.

• Cambio de peso por la temperatura: Cuando por ejemplo, el material se pesó cuando tenía algún grado de humedad y cuando se pesó nuevamente para el inventario físico, había perdido peso por el calor.

• Despachos sin la factura o documento remisorio, que justifique la salida del producto de la bodega o almacén.

• Devoluciones de compras sin soporte de documento alguno.

• Hurtos, robos, etc.

AJUSTE POR FALTANTE DE INVENTARIOS

Descubierto un faltante en inventarios (no imputable a ningún responsable), se procede a cargar una cuenta de  Costo de venta  máximo hasta un 3% del valor del inventario que es el valor que nos permiten las normas tributarias (Articulo 64 Estatuto Tributario), la diferencia de este 3% se registra en el Gasto  de Provisión, por el valor neto de los faltantes y a acreditar la cuenta de Inventarios, por igual valor.

La cuenta de Gasto que se propone, puede tener una subcuenta tal como "Faltante de Inventario" y desde luego, será una cuenta de resultado imputable como pérdida del ejercicio.

Ejemplo: 

Al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un 

faltante de $1.500.000 ocasionado por deshidratación de los 

artículos  equivalente al 3% del total del inventario y 500.000 

que sobrepasa el 3 % permitido llevar al costo.

Asiento de Ajuste:

y por el excedente del 3 % permitido

Perdida     de     Mercancías    Por     Irresponsabilidad   del 

Almacenista, en este caso el valor del faltante se carga a la 

cuenta del empleado.

Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de 

$800.000,ocasionado por descuido del almacenista.

Asiento del Ajuste.

FALTANTE EN INVENTARIO FINAL